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仕事のメールは苦手!怖いと思わずメールを使いこなそう!

      2017/02/11

仕事のメールは苦手!怖いと思わずメールを使いこなそう!

仕事でのメールは今は必須事項。苦手だの怖いだの言ってられない!

どんな失敗が多いか理解していれば対処法もわかって恐怖感は薄れるはず。

お仕事メールの苦手意識をなくすためにメールについてもう一度確認しておきましょう。

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怖いと感じてしまう仕事のメールとは?メール恐怖症も!

直接、会話をするよりも相手の表情の見えないメールは受け取り方によって印象がだいぶ違ってくるものです。

そんなメールは会社からであればなおさら怖いと思ってしまうことがあるようです。

上司からのメールの場合、上司という立場上強い文面でメールが来ることもあるでしょう。できるものとして送ってくる事が多いので、できない場合はできるならその上司に相談、できないようなら先輩にどう対応したらいいか聞きましょう。

仕事なのに、異性に誘いのメールをしてくる場合はどうしたらいいのでしょうか?

そんな場合は、軽く受け流しましょう。
メールが送られてくると、返信しなければいけないという気持ちがあると思いますが、仕事で必要なことだけ返信してあとは、気が付かなかったふりをするのもいいでしょう。

相手の顔が見えないからこそ、断りやすいのもメールの良さです。メールを返信するのが苦手な人は、時間が経てば経つほどそれもプレッシャーになってしまうので、できるだけ早く返信することを心掛けましょう。

仕事でメールを誤送信!笑えない失敗が怖い!

あなたは、会社のメールのやりとりでこんなミスをしたことはありませんか?誰もがミスをしながら成長している!?仕事のメールではこんな失敗が多いようです。

約6割の人が間違ったメールをしてしまったことがあると言っています。

その中でも多い間違いというのが、添付ファイルを付け忘れたり、付け間違えたりという事が多いようです。ダントツ多いのが、宛先の間違い。約7割の人がこの間違いをしたことがあるそうです。

また、メールが完成していなくて送信してしまったり違った内容のものを送ってしまうミスなどもあります。

そんなメールのミスをしないために誤送信対策ソフトを入れている企業は約4割。

しかし、どんなに優秀な誤送信対策ソフトが入っていても最終的に判断するのは人間なので、メールを送信する前に確認することが大切です。

メール先は間違っていないか?内容はあっているか?添付するものは間違っていないか?などをよく確認することでミスは防げるでしょう。

仕事でメールを使った怖い失敗。誰でも呼び捨てになっていない?

メールの宛先や、中身はよく確認しても実はここができていないことも!?ちょっとしたことですが印象は大きく変わってくる敬称の部分を紹介します。

メールの宛先部分、ここが呼ぶ捨てになってはいませんか?相手のメールアドレスが入っている宛先欄ですが、このアドレスを登録している場合は敬称略になっていることがあるのです。

相手のメールアドレスをコピーして返信する場合は問題ありませんが、アドレス帳を利用するときはこの敬称略に気をつけましょう。

このミスをしない為にはアドレス帳に登録するときにはきちんと敬称を入れて登録しましょう。また、メールを送る前に宛先欄を再確認することが大切です。

メールを送っているほうは気が付かなくても送られているほうは、不快に思っていたということがないようにしましょう。

差出人の方の名前も、ローマ字で書かれたものであったりアドレスだけということのないようにきちんと登録しておくといいでしょう。

仕事のメールは苦手で怖い!やり取りを減す文面を。

メールの返信で気になるのが、もともと送られてきた文面をつけるかどうかではないでしょうか?

そんなときは、いらないものであればっさり消してしまいましょう。

ここで、重要なことやもう一度確認しておきたいことは消してはいけません。

仕事のアポイントメントを取る場合には、何度もメールのやり取りをして食い違いのないようにしなければいけません。

電話では一度で済むことをメールで何度もやり取りするのでは、メールが不便な物になってしまします。

ですので、予定を立てる場合はある程度決めて伺うことが大切です。

もしくは、電話をしてある程度話して決定した内容をメールで送るといいでしょう。

メールか電話かどちらが時間短縮できるか考えることも必要となってきます。

しかし、相手によってどんな連絡手段が適しているのか変わってくるので普段から電話のほうがいいのか、メールのほうがいいのかを聞いておくといいのかもしれません。

そんな気遣いのできる人であればメールで失敗することもないでしょう。

仕事で上司への報告メールが怖い!怖いけど早めは大切!

上司にメールをする場合はいったいどんなことに気をつけたらいいのでしょうか?

メールで報告するには早いに越したことはありません。その中でも、悪い報告は迅速に報告しなくてはならないのです。

あなたが一人で判断して、なんとかしようと思っている時間に上司に報告さえしていればどうにかなることがあるかもしれないのです。

どうしてもっと早く報告しなかったのか?と言われることのないように、報告・連絡・相談は早いに越したことはないのです。

悪い報告は早くにすべきですが、良い報告のときにはこんなことに気をつけましょう。

良い報告であれば、長々とメールしてしまいたい気持ちもわかります。しかし、上司からしてみたら悪い報告も良い報告も同じ報告なのです。

良い報告だからといって、いつもと違うメールをしてはいけません。普段通り分かりやすいものを送りましょう。

どちらかというと、悪い報告の方がより詳しく上司に知らせると対策することができるので、心がけましょう。

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