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仕事の電話は嫌でも迅速に対応が必要。苦手な人の対処策など。

      2017/02/11

仕事の電話は嫌でも迅速に対応が必要。苦手な人の対処策など。

先輩たちは「慣れれば大丈夫」なんて簡単に言うけど新人にとって嫌な電話対応。

ダメだと思っていても、なんとなくスルーしたことありませんか?

仕事の必須アイテムである電話が嫌いな原因や対処法。職場での電話あれこれです。

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仕事でかかってくる電話が嫌!嫌だと感じるポイントは?

電話応対が嫌いです。すごく苦手です。
こう書いてしまうと、今以上に電話が鳴らない気がしていますが、本当に電話応対が苦手です。
「電話嫌い」をネットで調べるとかなりたくさんヒットしますので、私だけではないようですね。
嫌い嫌いといっても何も解決しないので、どうして電話が苦手か考えてみました。

まず、必ずかけてきた方に先手を取られてしまう
そして、呼び出されるとすぐに出ないといけない決まり
さらに電話に出たらテンションをあがなくてはならない

忙しい作業に集中していている時でも作業を中断て、電話の相手に合せて会話しないとなりません。

そして大抵の場合には電話の相手は自分の要件を先に話し出します。
私は基本的に、相手の話をを全て聞き、そして応対をしないといけなくなります。

さっきまでは、違う作業に集中していたことをすぐに、会話モードに切り替えるストレスは辛いものがあります。
また、さっきまで集中して他のことを行っていたのに電話に出た時は超ローテンションとなります。超ローテンションで電話に出ると必ず聞かれることがあります。

「どうしたの?」ですか?

どうもしてないよ。あなたの電話が苦痛なだけ。
どうしてなの?愛想よく電話に出ないと異常みたいな考え方が本当に嫌です。

嫌でも出なければいけない仕事の電話。スルーは最悪の選択。

新入社員だと、入社して間もない時にありがちなのが職場の電話に出ないことです。
電話応対はビジネスマナーの基本になりますが、新入社員だと慣れてないのもあち緊張から相手先の名前やメモをするのを忘れたり、ミスをおこしてしまうものです。

さらにミスを恐れてしまい、だんだん電話恐怖症となり電話にでるのがおっくうになりがちです。

そひて電話に出ないと先輩社員はイライラしながら電話に出て、その後にはどうして電話に出ないのかと説教が始まります。
先輩は新入社員にまずは失敗を恐れずに電話に出る事を期待しています。
先輩もそんな失敗を繰り返しながら電話応対を学んできたのです。

新入社員が最初にできる仕事はまずは電話応対なのです。それを苦手」として電話に出ないと会社からはどう評価されるのか?
やる気がないと思われがちです。
さらに仕事をする気がないと呆れられてしまいます。

仕事とはいえ無駄に電話をすると嫌がられることに気づこう

電話をすると相手の時間を奪ってることに気づき
電話をかける方はいいですよ。今聞こうとしていることを今すぐ聞けるので用事がすみますよね。でも電話を受ける方はどう感じてるでしょうか?
電話がかかってくるのを待っているのでしょうか?どうなんでしょうか?他の作業をしながら、その中での対応をしてるのではないでしょうか?

忙しいのを知っていて電話をかけてくるのかどうかはわかりませんが何も考えずに電話をかけてきているのであれば注意したいものです。
私のように電話がかかってきた時にあ~嫌だなと思う人間もいますからね・・・

最高だと感じたと対応はこんな感じです。
終わりに私のようなコミュ障で電話が苦手で嫌いだというクリエーターが納得できるような、電話の流れをまとめていきます。
まず確認のメールを送る。
電話をする前に30分後に電話をかけてもいいか確認のメールをしておく。5分後では急ぎすぎてしまいますので。1時間後になってしまうと作業に支障が出てしまう。個人的な意見としては30分がちょうどいいと思います。

そして電話をかけてみる。
さらに今大丈夫でしょうか?というメールは送らなくてもokです。相手に返信メールをするのも大変ですからね。ただそう思ってもこちからからかけるのも見当違いな気がします。なので30分したら電話をしてください。電話が苦手な人ほど決められた時間の電話は守るものです。

最後に備忘録メールを必ず送る。
電話での要件が終わったら、会話の内容を忘れないように記録メールを送ります。これは電話したいと思った時にやるべきマナーだと感じてます。クライアントだから自分がやらなければならないと思うことは古いので受けつけません。大変かもしれませんが、振り返りで自分がわかるようにしたいものです。

電話嫌い克服の第一歩。まずはできることから始めてみよう。

まず、電話の着信音を変える

いつもの電話の着信音だと、過去に失敗してしまった経験が反射的に呼び起こされてしまいます。人間がネガティブな経験をした時には体が反射的になのです。

そこで電話の着信音を変更しましょう。新しい電話の着信音によって失敗から成功できる気持ちに変わるイメージが湧いてくることでしょう。

さらには肩の力を抜くような仕組みを作ってみる。
電話恐怖症の人はどうしても緊張してしまい体に力が入ってしまいます。
あらかじめ隣の席の人に電話中に肩に力が入っていたら肩を揉んでほしいとお願いをしておきましょう。電話応対中に緊張してカチコチになっていたら肩に触れて
リラックスしてね!という方法でもあるのです。

人にはリラックスしながら不安にならないでと思うことはありません。人にお願いしづらければ、机どにメモを張り電話中に見るといいでしょう。

認識を変化させてみる
電話応対が恐いと思っている人はどうしても自分の気持ちを被害者や犠牲者などとネガティブに思いがちです。そんなネガティブな気持ちを少しでも電話をしながらポジティブに変えれるように考えていきましょう。

苦手な電話だからこそ、聞き返すテクニックを覚えておく。

聞き直すと言う定型文を準備しておくと、落ち着いて電話を取れる人が多いと思います。

1回目:大変恐れいりますが、もう一度お願いします。
2回目:少しお電話が遠いようですので、もう一度お願いします。
3回目:大変申し訳ありません、聞き取りが出来ませんのでもう一度お願いします。
4回目:何度も申し訳ありませんが、再度お願いできますか?

あまり上手な言い回し方ではありませんが、上記のような感じで応対する。
これで聞き取ることができなくても4回は同じことが効くことが出来ます。

電話に対して苦手意識があり、緊張していたら聞き取りにくいものです。
さらに相手の人が声の通らない人だと、余計聞き取りにくい。

4回も同じことを聞いてもいいのかと不安になりますがOKなのです。
電話の声が遠くなくても、遠いことにしおけば何も問題はないのです。

4度聞き直しても、相手の名前をきちんと聞き取ることが最も大事でそうしなければ、評価が下がってしまうのです。
4度聞き直すことに関しては咎めなくても評価は下がることはないのです。

このたとえは遅刻と同じで
連絡なしで5分遅刻するのと
連絡をして30分遅刻するのでは
どんな状況でも新人の時は後者が評価されてしまうのです。

実際には迷惑の度合いとかは全然関係がなく、きちんとした社会人としてのルールにのっとって行動することが評価につながっているのです。

 - ライフスタイル, 仕事

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